sabato 30 mag 2020
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Avvocati: smart working e videocall, terapia anti coronavirus

Avvocati: smart working e videocall, terapia anti coronavirus

Ecco in che modo i principali studi legali, a Milano, stanno affrontando l’allarme coronavirus

 

Keep calm and work smart. Gli studi legali d’affari non si sono fatti cogliere impreparati rispetto alla necessità di controllare l’emergenza coronavirus scattata a Milano (città in cui molti di essi hanno almeno una sede) dopo la pubblicazione dell’ordinanza del ministero della Salute d’intesa con la presidenza della Regione.

Tra le misure più adottate c’è il ricorso allo smart working. Tanto invocata e tanto elogiata in tempi “normali”, la possibilità di ricorrere al lavoro intelligente grazie a collegamenti telematici e reti, è in cima alla lista delle azioni che la stragrande maggioranza degli studi interpellati da Legalcommunity sta adottando per tutelare la salute dei propri avvocati, dipendenti e clienti. Molte riunioni sono state trasformate in video call. Così come molti viaggi sono stati rimpiazzati da collegamenti telematici.

La maggior parte delle iniziative, inoltre, dimostra la profonda attenzione di queste organizzazioni nei confronti dei propri professionisti chiaramente considerati un asset da tutelare e proteggere in modo assoluto.

Legalcommunity è andato sul campo e ha raccolto alcune delle più significative azioni messe in atto dalle principali insegne del mercato dei servizi legali. Ecco, di seguito, le policy adottate studio per studio.

CHIOMENTI

Contattato da legalcommunity, lo studio ha fatto sapere che «Stiamo applicando tutte le misure suggerite dalle autorità competenti in ambito sanitario. Stiamo adottando un approccio prudente in linea con le indicazioni ricevute. Le sedi sono aperte. Stiamo limitando i viaggi e gli incontri di persona, a meno che non sia strettamente necessario, e stiamo incoraggiando lo smart working, le conference e le videocall».

GATTAI MINOLI AGOSTINELLI

«In questa situazione di incertezza – hanno sottolineato da Gattai Minoli Agostinelli – abbiamo molto riflettuto e allo stato abbiamo posto in essere alcune misure cautelative». In primis, chiunque abbia sintomi influenzali non dovrà andare in ufficio fino a guarigione avvenuta; a chiunque provenga o nelle ultime due settimane sia stato o abbia avuto contatti con persone che hanno avuto contatti con i comuni focolaio, è stato chiesto di non andare in ufficio fino a quando l’emergenza non sarà passata; a chi può, è stato chiesto di evitare l’uso di mezzi pubblici e a chi deve prenderli per forza è stata data la massima libertà di scegliere se recarsi o meno in ufficio o lavorare da casa; stessa libertà concessa a «chi fosse comunque molto preoccupato». Anche in questo caso lo studio ha suggerito ai suoi professionisti di evitare riunioni e viaggi e quando possibile di suggerire di fare call o video call.

EY e STUDIO LEGALE E TRIBUTARIO di EY

«La salute e la sicurezza delle nostre persone, dei nostri clienti e dei nostri fornitori sono per noi prioritarie – commenta Stefania Radoccia, managing partner dell’area Tax and Law di EY – per questo motivo e per offrire un contributo concreto nella mitigazione del rischio nell’ambito di un’emergenza di Sanità pubblica, abbiamo invitato i nostri professionisti a privilegiare la modalità di lavoro in smart working per tutta la settimana, sospendendo eventi, meeting e trasferte di lavoro, oltre che l’utilizzo dei mezzi pubblici. Continuiamo comunque a garantire le migliori performance lavorative, con pc portatile e smartphone, per costruire insieme a BetterWorkingWorld».

PORTOLANO CAVALLO

«Abbiamo deciso di adottare un approccio di estrema prudenza –  fanno sapere da Portolano Cavallo -. Pensiamo di doverlo fare, nell’interesse di ciascuno di noi, dei nostri cari, dello studio e della comunità di cui facciamo parte.  Pensiamo di poterlo fare perché abbiamo una cultura ed i mezzi che ci consentono di lavorare in “remoto”». Dal  24 febbraio, si lavora «tutti da casa». «L’accesso a studio (Roma o Milano) è comunque consentito, ma deve essere limitato alle situazioni di necessità». È stato vietato l’accesso allo studio a chi dovesse presentare «sintomi potenzialmente riferibili al coronavirus», dovesse avere avuto «contatti con persone potenzialmente infette, con persone che provengono da zone “pericolose”». A chi dovesse avere necessità di accedere allo studio è stato chiesto che lo faccia senza utilizzare i mezzi pubblici. Lo studio ha deciso anche la cancellazione di incontri e riunioni salvo quelli «strettamente necessari».

UGHI E NUNZIANTE

Nel caso di Ughi e Nunziante, le raccomandazioni per i professionisti dello studio, in particolare dei suoi uffici di Milano, riguardano la possibilità di lavorare da casa, «ove compatibile con gli impegni professionali», «la limitazione di trasferte e riunioni, ove sostituibili con videoconferenze e conferenze telefoniche», «la sensibilizzazione al rispetto delle precauzioni indicate dal Ministero della Salute», «l’invito a ridurre la frequentazione di luoghi chiusi affollati». Lo studio ha tuttavia sottolineato la natura preventiva delle indicazioni e l’invito a non alimentare allarmismi.
DLA PIPER

«In una situazione di emergenza eccezionale –  fanno sapere da Dla Piper -, abbiamo deciso di adottare misure organizzative volte a garantire innanzitutto la sicurezza delle nostre persone, assicurando al contempo la continuità delle nostre attività professionali. Già nelle ultime settimane abbiamo adottato alcuni protocolli di sicurezza, in linea con le indicazioni fornite dalle autorità. Abbiamo incoraggiato il ricorso allo smart working per professionisti e dipendenti e, per questi ultimi, ridotto l’orario di lavoro al fine di evitare gli orari di punta sui mezzi pubblici. Abbiamo inoltre limitato il più possibile i viaggi, sia nazionali sia internazionali, e sospeso gli eventi (quali convegni e seminari) dei prossimi giorni per i quali fosse prevista la partecipazione di ospiti e relatori esterni. In contemporanea, abbiamo istituito in queste ore una task force di avvocati cross-practice, un “pronto soccorso” gratuito per i clienti con il quale vogliamo dare un aiuto concreto nella gestione delle diverse questioni legali che si presenteranno in questa fase di emergenza: dalla gestione del personale alle misure di salute e sicurezza sul lavoro, dalla revisione degli accordi contrattuali in materia di lavoro agile agli adempimenti fiscali».

TONUCCI & PARTNERS

«Il nostro studio – racconta Andrea Marchetti da Tonucci & Partners – ha condiviso raccomandazioni di igiene e cautela in linea con le indicazioni dell’ISS. Ad oggi non abbiamo ritenuto di sospendere la presenza o le attività presso i vari uffici. Tuttavia, abbiamo cancellato eventi pubblici in programma nei prossimi giorni presso le sedi di Milano, Padova e Trieste. Inoltre, abbiamo  disposto per tutte le sedi di limitare allo stretto necessario gli spostamenti e gli incontri con o presso i clienti, preferendo riunioni via streaming, video e audio conference. Ovviamente monitoreremo l’evoluzione dell’emergenza e ci atterremo alle indicazioni che la pubblica autorità potrà fornire nelle prossime ore. Ad ogni modo, professionisti e dipendenti hanno da tempo la piena operatività da remoto, pertanto l’offerta di servizi da parte dello studio non subirà in alcun modo interruzioni. Già da molto tempo, infatti, abbiamo approntato un sistema di lavoro in smart working che ci consente di avere accesso ai nostri sistemi tramite qualsiasi device (pc, notebook, tablet, smartphone) e in collegamento da qualsiasi parte del mondo, strumento che si può rivelare utilissimo in frangenti di emergenza come questo. Non nascondiamo di essere preoccupati per le possibili ricadute negative di questa emergenza, come il rallentamento nelle attività dei nostri clienti».

PWC TLS
PwC TLS sta attuando delle policy, non restrittive, in linea con le indicazioni ufficiali: «è stato suggerito ai professionisti di rimandare, ove possibile, meeting e corsi interni che prevedono una partecipazione rilevante di persone. Si tratta di misure di cautela e di senso civico, attuate fin da oggi con responsabilità e senza alcuna forma di allarmismo da tutto lo studio». Queste indicazioni, sottolineano dallo studio, «non stanno rallentando la nostra operatività e la capacità di assistenza ai clienti. PwC TLS, da tempo, si è infatti dotata di un set di strumenti tecnologici che consentono di accedere agli archivi su linee protette (VPN sui laptop di tutti i professionisti e delle persone di staff), di avere a disposizione, in ogni momento e in maniera sicura, i documenti di lavoro (sistema documentale), di operare in co-authoring online (ovvero di lavorare contemporaneamente e da remoto su un singolo documento, evitando i ritardi e i rischi dello scambio di versioni diverse e parallele di contratti, fogli di calcolo, presentazioni) e di un sistema di videoconferenza funzionale che garantire il confronto “live” sia tra le nostre persone sia con clienti e partner».
WATSON FARLEY & WILLIAMS

Da Watson Farley & Williams «alla luce dell’attuale situazione», è stato deciso per i dipendenti e liberi professionisti attivi nella sede di Milano, di adottare «una politica di smart working, almeno per la settimana in corso. Le trasferte saranno limitate e incentivate call e videochiamate tra colleghi e con i clienti. Eventuali ulteriori misure precauzionali saranno valutate man mano a seconda delle prossime evoluzioni».

 

LCA

Anche Lca Studio Legale, a seguito dei casi di coronavirus segnalati in Lombardia e dei successivi provvedimenti emanati da Regione Lombardia e Città Metropolitana di Milano, a titolo cautelativo e prudenziale, ha adottato alcune misure operative. «Tutti i professionisti e i dipendenti che abitualmente raggiungono il luogo di lavoro con i mezzi pubblici (o comunque con modalità tali da essere esposti a situazioni di rischio), nonché i residenti in (o chi ha avuto contatto con) le zone oggetto di isolamento, sono stati invitati a lavorare da remoto nella settimana in corso (o fino a diversa comunicazione), attraverso la strumentazione tecnica e tecnologica già attualmente in uso o comunque predisposta a strettissimo giro allo scopo; tutti i professionisti e i dipendenti sono stati invitati a cancellare per questa settimana (o fino a diversa comunicazione) tutte le riunioni previste in studio (anche se solo di carattere interno), a non partecipare a riunioni, appuntamenti o eventi di qualsiasi natura fuori dallo studio, e ad utilizzare per quanto possibile a tale scopo gli strumenti tecnologici in dotazione; sono state diramate a tutti i professionisti e i dipendenti le indicazioni di igiene aggiornate ricevute dal Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione dello Studio e dal Medico Competente».

 

BELVEDERE INZAGHI & PARTNERS – BIP

Guido Inzaghi, co-founding partner Belvedere Inzaghi & Partner- BIP, contattato da legalcommunity, ha fatto sapere che «lo studio si è  conformato alle indicazioni dell’Ordine degli Avvocati, lasciando comunque la scelta ai professionisti di lavorare da remoto, visto che  la nostra rete lo consente. Per quanto riguarda le relazioni con i clienti, una buona parte di loro ha convertito, in questi giorni, in conference call le riunioni previste».

LA SCALA

Lo studio La Scala ha attivato una serie di misure che vanno da «annullare tutte le riunioni, sia presso le nostre sedi sia esterne (presso clienti, ecc) con personale esterno e sostituirle, ove possibile, con l’impiego dei sistemi di video call/conferenza» a «limitare i momenti di aggregazione e le riunioni interne e, anche in questo caso, sostituirle, ove possibile, con l’impiego dei sistemi di video call/conferenza». I professionisti sono stati invitati a «rinviare, laddove possibile, eventuali trasferte di lavoro (soprattutto quelle che comportino l’impiego di treni/aerei)». Inoltre, a titolo precauzionale, «per consentire – a chi lo volesse – di evitare di prendere i mezzi di trasporto pubblici nelle ore di punta, è consentita la flessibilità oraria di lavoro». Rinviati tutti «gli eventi aziendali, formativi e culturali a data da stabilire».

CT&P CAPONE TICOZZI PARTNERS

Lo studio CT&P Capone, «nel corso del weekend, ha rafforzato le postazioni da remoto, dando la facoltà a qualsiasi dipendente, collaboratore e socio (circa 40 unità) di lavorare in modalità “smart working”. Questa soluzione è stata molto gradita da tutto il personale CT&P e anche dai clienti che hanno potuto apprezzare la velocità di reazione dello studio anche in queste situazioni di disorientamento generale. Molte società clienti dello studio hanno incentivato la partecipazione ai consigli di amministrazione, comitati e assemblee tramite collegamenti telefonici o video conferenze». Dallo studio è stato fatto notare che «il nostro patrimonio è il capitale umano e dobbiamo preservarlo».

DE BERTI JACCHIA

«Non abbiamo sospeso le attività – fa sapere Guido Callegari, partner di De Berti Jacchia -, abbiamo però elaborato alcune norme comportamentali interne destinate a tutti coloro che operano in studio. I collaboratori e i dipendenti sono stati esortati a lavorare da remoto, salvo necessità imprescindibili da verificare di volta in volta con il responsabile delle risorse umane. Abbiamo sconsigliato viaggi su mezzi affollati e abbiamo messo a disposizione di tutti mezzi di trasporto alternativi. Riunioni ed eventi sono stati annullati; alcuni sono stati spostati, la più parte è stata sostituita con videoconference. Soprattutto, ci siamo adoperati per interloquire individualmente con i collaboratori e i dipendenti che si sono rivolti a noi per raccogliere i loro suggerimenti e per venire incontro alle esigenze di ciascuno. Confidiamo di perfezionare sempre più il nostro intervento durante gli sviluppi della situazione con la quale, per qualche tempo almeno, dovremo verosimilmente imparare a convivere».

 

GIOVANNELLI E ASSOCIATI

Anche nella boutique Giovannelli e Associati si è fatto immediatamente ricorso a «modalità di smart working, suggerendo a tutti i collaboratori e allo staff di studio di lavorare da casa nel corso di questa settimana o almeno fino a diversa indicazione. Per chi decidesse di venire in studio – viene fatto sapere – abbiamo lasciato massima flessibilità per evitare gli orari di punta sui mezzi pubblici.  Ovviamente chi di risiede o è stato nei comuni chiusi o è entrato in contatto con persone a rischio è stato invitato a stare a casa seguendo le prescrizioni del caso, anche se non ci risultano colleghi coinvolti direttamente o indirettamente dall’emergenza. Per quanto riguarda le attività professionali, l’invito è stato di rinviare riunioni e trasferte favorendo conference e video chiamate. Oltre a ciò, sono state rafforzate le misure igieniche in studio».

 

MDBA

Lo studio MDBA, per garantire la massima operatività e allo stesso tempo per tutelare avvocati, dipendenti e clienti ha chiesto (dal 22 febbraio) «a chi provenisse dai comuni interessati o zone limitrofe (come Lodi) di stare a casa per i prossimi 15 giorni in via del tutto precauzionale. Inoltre «visto l’evolversi della situazione, il 24 febbraio è stato comunicato ai dipendenti che: chi può lavorare da casa e preferisce farlo può farlo; tutti sono invitati a recarsi in ufficio con mezzi propri e/o taxi. I costi relativi saranno a rimborsati dallo studio. Coloro che non abbiano alternative all’utilizzo di mezzi pubblici sono richiesti di non venire in ufficio e lavorare da casa; chi non dovesse recarsi in studio, garantirà il normale svolgimento del lavoro senza soluzione di continuità; è stato richiesto di evitare viaggi e trasferte che implichino l’uso di aerei/treni; è stato richiesto di ridurre al minimo indispensabile le riunioni fisiche». In questo modo MDBA «garantisce un’operatività continua senza creare problemi di qualsivoglia genere ai clienti cercando, nel contempo, di tutelare al massimo la salute dei collaboratori di studio».

EVERSHEDS SUTHERLAND

Eversheds Sutherland, infine,  ha immediatamente «condiviso le raccomandazioni disposte dal Ministero della Salute  e dell’Istituto Superiore di Sanità. Pur mettendo in atto tutte le norme prudenziali raccomandate (quali: l’annullamento di seminari, convegni, o qualunque altro evento di natura aggregativa in programma nei prossimi giorni, disponendo di limitare allo stretto necessario gli spostamenti e gli incontri con o presso i clienti, preferendo riunioni via streaming, video e audio conference) non ha ritenuto di sospendere la presenza o le attività presso i vari uffici, autorizzando lo telelavoro per coloro che ne abbiamo fatto richiesta. Inoltre, è stata prontamente istituita una task-force che prevede due numeri telefonici dedicati a cui rispondono due professionisti preparati a fornire risposte alle domande provenienti dai clienti italiani e esteri».

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