Il budget di tesoreria degli studi legali: le entrate

di Nicola Moni*

La corretta pianificazione della gestione economico/finanziaria degli studi legali può essere ottenuta prevedendo con congruo anticipo e buona approssimazione l’ammontare delle entrate e delle uscite di cassa annuali e ripartite per mese. E’ così possibile determinare i saldi di periodo (appunto il mese), per provvedere al loro utilizzo se positivi (investendo il surplus nelle diverse alternative presenti nel mercato finanziario se maggiormente remunerative, oppure riducendo corrispondentemente o anche meno il debito bancario) o alla loro copertura se negativi (aumentando l’indebitamento bancario a breve termine per un importo pari al deficit previsto). Il totale delle entrate e il totale delle uscite sono il frutto di un’analisi preventiva dei tempi nei quali si manifesteranno, da un punto di vista monetario, i ricavi e i costi della gestione di studio. Il management ha pertanto bisogno di conoscere l’ammontare delle entrate per verificare l’effettiva capacità di far fronte alle uscite, al pagamento delle imposte, e di produrre utili da distribuire ai soci partner al termine dell’esercizio. Gli studi dovranno organizzarsi internamente allo scopo di controllare il numero degli incarichi assunti e il tempo medio di pagamento della clientela rendendo possibile la previsione dei flussi degli introiti nei mesi a venire e negli anni futuri. La voce più significativa del fatturato alla quale fare riferimento è quella rappresentata dalle “competenze” per prestazioni professionali (per completezza riportiamo anche altre possibili voci componenti le entrate supposte meno rilevanti proprio per le caratteristiche tipiche dell’attività forense: entrate per cessione di titoli azionari, quote di partecipazione e/o titoli obbligazionari; entrate per cessione di macchinari, impianti e/o immobili in genere; entrate per fitti di immobili; entrate per dismissioni di depositi di c/c; entrate per finanziamenti ricevuti a vario titolo etc. etc.). Le informazioni relative agli incarichi ed in particolare al loro numero e agli incassi che si presume di realizzare con le parcelle vengono monitorate mensilmente per controllare andamenti e trend. Al verificarsi di consistenti diminuzioni del numero degli incarichi e/o delle previste entrate per incasso parcelle, il management può intervenire tempestivamente pianificando azioni di marketing al fine di raggiungere gli obiettivi stabiliti in fase di pianificazione strategica rientrando nei valori messi a budget. Riuscire a raggiungere un flusso di introiti quanto più possibile costante e sistematico nel tempo, permette, nella gestione economica e finanziaria degli studi legali, il puntuale pagamento dei fornitori, consente di ridurre al minimo il rischio di dover ricorrere al credito bancario a breve termine e contribuisce ad assicurare la remunerazione del lavoro prestato dai professionisti. Assume rilevanza in quest’ottica la modalità con la quale chi è chiamato (generalmente tali compiti sono demandati al Managing Partner) a gestire gli aspetti economici e finanziari “generali” pianifichi e soprattutto stimoli la predisposizione delle parcelle, ne controlli l’effettiva emissione e, qualora necessario, intervenga nell’attività di recupero crediti sia nella fase fisiologica che in quella eventualmente patologica. Definito il “fabbisogno” annuale e generale di studio, inteso, come già abbiamo avuto modo di dire, come l’ammontare dei ricavi sufficiente a garantire il pagamento di spese, imposte e lavoro prestato dai soci partner ripartito per mese (anche se è possibile definire il fabbisogno di periodi idealmente più brevi come la quindicina e/o la decade rendendo più accurata e precisa la pianificazione e più immediati e tempestivi gli interventi nei casi di scostamento rispetto ai valori obiettivo) sarà possibile attribuire a ciascun avvocato il relativo target (in termini di fatturato e conseguentemente di parcelle da emettere). Il Managing Partner riceverà al termine di ogni periodo convenzionalmente determinato dagli addetti alla contabilità l’ammontare totale delle parcelle emesse, lo confronterà con l’obiettivo stabilito e comunicherà la performance raggiunta ai singoli professionisti interessati, rilevando eventuali gap e fornendo gli stimoli e i suggerimenti necessari affinché vengano colmati nel periodo immediatamente successivo. Per facilitare il monitoraggio continuo della performance generale e di quella individuale si dovrà predisporre, normalmente a cura della segreteria, un documento riassuntivo, suddiviso per i periodi di riferimento, che contenga l’annotazione puntuale dell’ammontare delle parcelle emesse in totale dallo studio e singolarmente da ogni professionista. Questo prospetto, oltre che dare la situazione aggiornata in itinere, permette allo studio legale di avere uno storico sul quale basare le previsioni dell’anno successivo.

*Consulente di direzione