Avvocati: knowledge management, questo sconosciuto
Se la partita della competitività nel prossimo futuro si giocherà sulla capacità di gestione delle informazione e produzione dei servizi in maniera efficace ed efficiente, saranno davvero pochi gli studi professionali a partire in una posizione di reale vantaggio. Appena l’1% degli avvocati, il 5% delle realtà multidisciplinari e degli studi di commercialisti e il 4% degli studi di consulenti del lavoro. Tali, infatti, sono le percentuali degli appartenenti a queste categorie che, alla domanda “Nello studio esiste un sistema di gestione della conoscenza strutturato e formalizzato” rispondono già di sì.
Il dato emerge da una recente ricerca dell’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale della School of Management del Politecnico di Milano.
La gestione della conoscenza, o knowledge management, è una precondizione fondamentale per l’introduzione, nell’attività di ogni studio, di processi di document automation e project management. Essa si nutre di tutto il sapere e le best practice prodotti da un’organizzazione professionale nel corso del tempo e fa in modo di renderli disponibili a tutto il corpo professionale della struttura aiutandolo a creare un certo standard qualitativo dell’attività.
Ebbene, secondo l’Osservatorio del Politecnico ad oggi le modalità con cui si raccolgono, organizzano e mettono a disposizione internamente ed esternamente le informazioni utili alle attività dello studio, nelle realtà nazionali appartenenti a queste quattro categorie risultano ancora piuttosto arretrate.
Meno di uno studio su dieci presenta un sistema di gestione della conoscenza strutturato e formalizzato, e di questi in media solo quattro su dieci affidano queste attività a una figura dedicata, senza differenze marcate fra le categorie professionali e le dimensioni.
In meno di uno studio su dieci è presente un sistema di knowledge management strutturato: grandi studi e consulenti del lavoro sono i più avanzati, con rispettivamente il 7% e il 6% che ha sviluppato un sistema della conoscenza articolato, seguiti da studi multidisciplinari (5%), commercialisti (4%), micro e piccoli studi (3%), avvocati (2%) e studi medi (1%). Fra questi, un medio studio su due affida la supervisione di queste attività a un team o una figura dedicata, percentuale che scende al 46% fra i grandi studi, al 40% fra avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro e multidisciplinari, al 39% fra i micro e al 37% fra i piccoli studi. La diffusione di sistemi informali è maggiore, ma riguarda sempre meno di uno studio su tre, con grandi e medi studi più numerosi (30% e 27%) e consulenti del lavoro e micro studi più disinteressati (11% e 9%).
Oltre l’80% di micro, piccoli, medi studi, avvocati e consulenti del lavoro, il 76% dei multidisciplinari e il 79% dei commercialisti consulta procedure, manuali e archivi e in media uno studio su tre di queste categorie si rivolge a un professionista di fiducia per raccogliere informazioni. I grandi studi consultano manuali e procedure solo nel 56% dei casi e usano una maggiore varietà di fonti di informazioni: il professionista di fiducia (44%), un gruppo di riferimento all’interno dello studio (38%), documenti predisposti da altri studi (34%). Avvocati e micro studi consultano più spesso blog e forum (34% e 36%).
Le tecnologie più diffuse negli studi sono il sito web, gli archivi organizzati e la intranet di studio, però con differenze marcate fra le dimensioni e le categorie. Il sito web è presente nell’88% dei grandi studi, nel 68% di quelli medi e nel 52% dei multidisciplinari, ma solo nel 45% dei piccoli, nel 43% dei legali e in meno di un terzo di commercialisti (32%), consulenti del lavoro (30%) e micro studi (30%). Il 50% dei commercialisti usa strumenti di e-learning, gli studi multidisciplinari sono la categoria in cui è più diffusa la intranet di studio, un terzo degli avvocati usa document management system.
Gli strumenti organizzativi più presenti nei grandi e medi studi sono le….
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