Toffoletto: «Il valore di uno studio dipende dall’organizzazione»

Il 21 gennaio scorso, Tim Cook, numero uno di Apple, ha annunciato l’apertura a Napoli del centro europeo per lo sviluppo delle app del colosso di Cupertino. Più o meno nelle stesse ore, lo studio Toffoletto De Luca Tamajo, tra le principali insegne del mercato italiano dei servizi legali nel settore del diritto del lavoro, ufficializzava l’istituzione, sempre nel capoluogo campano, del proprio dipartimento Research&Development destinato a ospitare tutte le funzioni relative al knowledge management e allo sviluppo di nuovi prodotti anche digitali, a beneficio di tutte le sedi dello studio. Una coincidenza? «Decisamente sì», dice a MAG Franco Toffoletto (nella foto), fondatore dello studio e dell’alleanza internazionale Ius Laboris oltreché animatore, neanche a farlo apposta, del Mac Law Group, riunione degli avvocati che da sempre lavorano utilizzando i calcolatori nati dal genio di Steve Jobs e della sua factory. Ma l’attenzione all’innovazione non è un dato casuale nell’approccio di Toffoletto alla professione.

Un’attenzione ereditata da suo padre che, negli anni Sessanta, aveva introdotto il primo sistema di time sheet. Cartaceo, ovviamente. Così come, sempre nello studio di famiglia, il nonno dell’avvocato Toffoletto, era stato il fautore di uno dei primissimi sistemi di gestione della conoscenza. Venendo ai tempi più recenti, invece, «la storia di organizzazione dello studio comincia nel 1994. Quando, dopo l’arrivo di mio fratello Alberto e l’apertura al diritto commerciale (con l’avvio del percorso che tra l’altro avrebbe portato alla nascita di Nctm, ndr) abbiamo deciso di scrivere tutte le procedure di funzionamento dello studio». Una rivoluzione. Perché per la prima volta, per esempio, in uno studio legale, tutti avevano una job description. Ovvero sapevano esattamente in cosa consistessero i loro compiti e le loro mansioni. «Mentre, di solito, negli studi professionali, i dipendenti erano abituati a considerare più l’importanza di chi dava loro un comando che non altro. Con una concezione decisamente medioevale della professione».

Dopo aver scritto le procedure, racconta Toffoletto, «le abbiamo digitalizzate attraverso la creazione del software, che poi sarebbe diventato easylex (realizzato dalla Softlab di Ferrara, che in seguito lo ha venduto al Gruppo 24Ore che poi lo ha trasferito a Team System) e quella è diventata la colonna portante di tutte le attività dello studio». Questo strumento ha funzionato per venti anni. «Ma nel 2009 mi son reso conto che le cose stavano cambiando ancora. Che il mercato stava evolvendo nuovamente. Finiva l’ennesimo ciclo e se ne stava per aprire un altro». Al che, lo studio Toffoletto ha deciso di fare «una revisione di tutti i processi».

Perché? In fondo eravate già “avanti”…
Perché il valore di uno studio non si misura solo in base ai suoi clienti o ai mandati che svolge. Il valore di uno studio dipende dalla sua organizzazione. Uno studio che non è organizzato non vale niente.

E quindi avete rimesso tutto in discussione?
Abbiamo rivisto tutto il processo. Partendo dalle procedure di reclutamento dei laureati. Perché in uno studio che funziona non è sufficiente che ci sia della gente che lavora. Ma serve gente di talento da formare in maniera continuativa.

E l’effetto qual è stato?
Che oggi il 65% dei nostri professionisti è nato dopo il 1980. E ogni semestre, la crescita di ciascuno viene verificata e misurata.

E il software?
Tre anni fa abbiamo messo in cantiere anche il rifacimento di easylex. Da cui adesso è nato iLex. E la nuova versione l’abbiamo adottata il 24 luglio e adesso gira sia qui da noi, sia da Nctm. Abbiamo un sistema di gestione che, dico senza timore di essere smentito, nessuno immagina neanche che possa esistere.

Quanto avete investito?
Non so se voglio dirlo. Posso dire, però, che sicuramente noi spendiamo in informatica molto meno degli altri. Chieda ad altri studi quanta gente impiegano nell’It. Sa quanta ne impiego io?

Quanta?
Una sola persona.

E come riuscite a fare tanto con meno?
Perché io parlo la lingua dei programmatori. L’analisi non la può fare un informatico. È impossibile che qualunque informatico al mondo possa riuscire, da solo, a fare un software per un avvocato. Lo deve fare un legale. La forza di easylex era che l’analisi era stata fatta da avvocati digitali. E funziona ancora, visto che tantissimi lo usano.

Funziona ancora ma voi avete deciso di rimetterci mano…
Noi ce lo siamo rifatto per adeguarlo alla tecnica e alle esigenze di vent’anni dopo. Oggi, per dire, il nostro software è su un browser. Una rivoluzione pazzesca. Io posso rilasciare una versione nuova a tutti i miei avvocati in un secondo.

Ma poi quali erano gli altri aggiornamenti di cui c’era bisogno?
Bisognava sviluppare l’integrazione con il nostro software di knowledge management che ora è all’interno del gestionale. Il che non è affatto banale. E poi bisognava inserire un sistema di contabilità industriale.

Cosa intende?
Io devo sapere quanto mi costa produrre il bene che vendo. Cosa che, generalmente gli avvocati non sanno. Invece, ora, grazie a un sistema di analisi statistica io posso sapere quanto mi costa produrre ogni singola pratica e quindi quanto la devo far pagare.

Gli avvocati generalmente non sanno quanto debbano far pagare i loro servizi…
No, non lo sanno. Fanno i preventivi a vanvera. E poi scoprono di aver lavorato in perdita. Per forza che poi falliscono e chiudono i loro studi. Lavorare in perdita non ha senso. Neanche se si rischia che quel lavoro lo faccia un altro. Perché, tanto, quell’altro che lavora in perdita alla lunga chiuderà.

In tutto questo, come siete arrivati alla creazione del dipartimento di ricerca e sviluppo?
Nella revisione di tutti i processi abbiamo voluto puntare sull’efficientamento. Ci siamo organizzati per funzioni di servizio, concentrandole, a seconda dei casi, nelle nostre diverse sedi ma rendendole operative per tutto lo studio. Napoli ha delle persone molto valide e lo spazio per farlo. E quindi lì abbiamo portato…

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